W 1955 roku, brytyjski historyk i pisarz Cyril Northcote Parkinson opublikował w tygodniku The Economist humorystyczny esej, w którym skomentował swoje doświadczenia z nieefektywną z natury rzeczy administracją publiczną. Sformułował tam celny pogląd, który stał się odtąd przypisywanym mu prawem.
„Praca rozciąga się tak, aby wypełnić czas przeznaczony na jej ukończenie” (Work expands so as to fill the time available for its completion).
Podając przykład: jeśli zakładamy, że coś ma być wykonane w ciągu roku, to prawdopodobnie zostanie wykonane w takim terminie. Nie prędzej. Tak samo będzie, jeśli na wykonanie zadania przeznaczymy miesiąc czy tydzień.
Ale idąc tym torem – jeśli postanowimy, że coś musi zostać wykonane dziś – w jeden dzień i taki wyznaczymy sobie termin, to z dużym prawdopodobieństwem także go wypełnimy.
Oczywiście mówimy tu o zadaniach fizycznie wykonalnych – musimy bowiem jednocześnie pamiętać o działającym na nas jak grawitacja prawie Hofstadtera, o którym wspominałem we wpisie „Prokrastynacja” – zgodnie z którym wszystko zajmuje więcej czasu niż się spodziewamy. Nie możemy wyznaczać sobie i innym nierealnych terminów. Ale z drugiej strony, jeśli spodziewamy się, że potrzebujemy na coś całego roku, podczas gdy w rzeczywistości i obiektywnie sprawa da się załatwić w miesiąc, to pozwalamy prawu Parkinsona pracować na naszą niekorzyść.
Siła narzuconych terminów, zwanych w języku korporacji „dedlajnami” jest zresztą niezwykła. Kiedy już taki (oczywiście bardzo nielubiany przez nas) termin realizacji zbliża się nieuchronnie jak nadjeżdżający pociąg, nagle zaczynają dziać się cuda – przestajemy obijać się i odwlekać, dokonujemy szybkich i optymalnych wyborów oraz żonglujemy zadaniami tak, aby zadaną pracę wykonać. Jest to oczywiście źródło wspominanych już przeze mnie stresów prokrastynatora i żartów w stylu korporacyjnych praw Murphy’ego – „gdyby nie ostatnia chwila, niczego nie udałoby się dokonać” (if it wasn’t for the last minute, nothing would get done).
Ale pomijając stresujące zrywy, terminy – szczególnie te minimalnie za krótkie – są generalnie zdrowe i przyczyniają się do produktywności, która jest w ostatecznym rozrachunku całkiem satysfakcjonująca.
Prawo Parkinsona pozwala również na interesujące ćwiczenia intelektualne. Gdybyś dostał zadanie, aby w jeden dzień zbudować prom kosmiczny (na przykład taki, jaki opisałem we wpisie „Columbia” lub „Challenger”) to jak byś się za to zabrał? Nazywa się to „analizą kontrfaktyczną” (counterfactual simulation), a więc dokonywaną wbrew twardym faktom. Na dużą skalę kultywuje ją legendarny Elon Musk, który poleca próbować wykonać w 6 miesięcy zadanie, na które normalnie należałoby poświęcić 10 lat. Prawdopodobnie poniesiesz porażkę i nie dotrzymasz terminu – mówi – ale i tak będziesz znacznie do przodu w stosunku do kogoś, kto po prostu zaakceptuje dekadę jako propozycję wyjściową. Znajdując przy okazji interesujące rozwiązania optymalizacyjne.
Ingvar Kamprad, twórca globalnej marki IKEA i jeden z najbogatszych ludzi świata podpowiedział kiedyś, że jeśli podzielisz dzień na 10-minutowe fragmenty, a następnie postarasz się zmarnować jak najmniej z nich, wkrótce będziesz zaskoczony, jak wiele udało ci się dokonać. Jest to trochę ćwiczenie ze znanej ci zapewne techniki Pomodoro (zobacz wpis: „Pracowite pomidory”), ale w dużo stopniu właśnie z prawa Parkinsona – jeśli bowiem przeznaczysz na dane zadanie tylko 10 minut, to będziesz sprawnie działać w ramach tego czasu. Nie wyczerpując przy tym istotnie mięśnia swojej siły woli, co wydaje się dodatkową korzyścią.
Bo co zrobisz, jeśli masz tylko 10 minut na wykonanie zadania? Wszystko i tylko to co trzeba.